با پیشرفت فناوری جدید و وضوح سامانه مشاوره تلفنی در چندین سال گذشته، زمان خوبی برای کسب‌وکارها است تا از یک ارائه‌دهنده سنتی به یک راه‌حل سامانه مشاوره تلفنی تغییر وضعیت دهند. در بیشتر موارد، می‌توانید ویژگی‌های مشابه یا حتی پیشرفته‌تری را به عنوان یک سیستم تلفن سنتی با هزینه بسیار کمتر دریافت کنید. برای آسان‌تر کردن جابه‌جایی کسب‌وکارتان، این هفت مرحله را دنبال کنید:

۱٫ مشخص کنید که به چند کاربر نیاز دارید

اولین قدم برای راه اندازی سامانه مشاوره تلفنی در دفترتان این است که بفهمید چه تعداد کارمند یا کاربر قصد دارید داشته باشید. به دست آوردن یک ایده قوی از شماره کاربران در مراحل اولیه، تصمیمات خاصی را در طول مسیر آسان تر می کند. این به شما کمک می کند تا تعیین کنید به چه تعداد خط نیاز دارید، آیا اتصال اینترنت شما می تواند از میزان تماس مورد انتظار شما پشتیبانی کند یا نه، و اینکه کدام ویژگی بیشتر اهمیت دارد. با برخی از ارائه دهندگان، اگر برخی از کارمندان فقط به یک برنامه افزودنی نیاز داشته باشند، می توانید در هزینه خود صرفه جویی کنید. با ارائه دهندگان بالقوه خود مشورت کنید تا ببینید چه نوع پیشنهادی می توانند به شما بدهند.

۲٫ مطمئن شوید که اتصال اینترنت دفتر شما به اندازه کافی سریع است

هنگامی که می دانید چند کاربر قرار است داشته باشید، آماده هستید تا اتصال اینترنت دفتر خود را آزمایش کنید تا ببینید آیا می تواند سامانه مشاوره تلفنی را برای آن نوع حجم کاربر مدیریت کند یا خیر.

شما نمی خواهید برای سامانه مشاوره تلفنی ثبت نام کنید تا متوجه شوید که با اینترنت موجود شما کار نمی کند. خوشبختانه، بررسی اینکه آیا اینترنت شما می تواند سامانه مشاوره تلفنی  را کنترل کند یا خیر، کار دشواری نیست میتوانید با کارشناسان کال می در این خصوص اطلاعات کسب نمایید تا با خیال آسوده اقدام به خرید سامانه مشاوره تلفنی نمایید .

۳٫ بنشینید و یک بودجه VoIP تنظیم کنید

VoIP طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهد، و با نگاه کردن به افزونه‌ها و پاداش‌های مختلفی که می‌توانید استفاده کنید، به راحتی می‌توانید از آن غافل شوید. به همین دلیل تنظیم بودجه در مراحل اولیه بسیار مهم است. وقتی شروع به بررسی ویژگی‌ها و برنامه‌هایی می‌کنید که برای کسب‌وکارتان مناسب هستند، به شما کمک می‌کند ثابت قدم بمانید و مطمئن شوید که چشم‌هایتان بزرگ‌تر از بودجه‌تان نیست. به طور کلی، هزینه از حدود ۳۰ دلار برای هر کاربر شروع می شود تا حدود ۶۰ تا ۷۰ دلار برای هر کاربر برای برنامه های پرمیوم. در صورت امکان، سالانه پرداخت کنید و پس انداز ماهانه قابل توجهی دریافت خواهید کرد.

۴٫ تعیین کنید که کدام ویژگی مهمتر است

بسیاری از ویژگی های مختلف موجود است، مانند شماره تلفن منحصر به فرد برای هر کارمند، روتر تماس خودکار، قوانین تماس، تماس کنفرانس، برنامه های تلفن همراه و موارد دیگر. شما می خواهید بفهمید که کدام ویژگی خاص برای کسب و کار شما مفیدتر است. به عنوان مثال، شاید شما می خواهید یک سیستم VoIP مبتنی بر خانه برای دفتر خود داشته باشید، اما کسب و کار شما در واقع شما را بسیار در جاده نگه می دارد. اگر چنین است، یک برنامه تلفن همراه قوی می خواهید. یا شاید سیستمی با بیش از ۱۰ خط دریافت می کنید. در آن صورت، قوانین مسیریابی تماس عمیق ضروری است.

در اینجا چیزی است که باید برای کمک به محدود کردن موارد انجام دهید:

وقتی واقعاً به انتخاب سامانه مشاوره تلفنی خود می‌پردازید، دو لیست ویژگی که ایجاد کرده‌اید، فرآیند انتخاب را بسیار سریع‌تر و کارآمدتر می‌کند.

۵٫ یک سرویس سامانه مشاوره تلفنی را انتخاب کنید

اکنون زمان آن است که در واقع ارائه دهنده خود را انتخاب کنید. قبل از تصمیم گیری، مطمئن شوید که تعداد کاربران، بودجه و لیست ویژگی های خود را برای مرجع در دسترس دارید. هنگام تصمیم گیری، می خواهید ارائه دهندگان را مقایسه کنید و یکی را پیدا کنید که:

۶٫ تلفن و سایر سخت افزارها را سفارش دهید

پس از تسویه حساب سرویس، نوبت به سفارش سخت افزار می رسد. اکثر خدمات سامانه مشاوره تلفنی را می توان بدون تلفن های VoIP خاص استفاده کرد. برای مثال، اگر می‌خواهید به استفاده از آن‌ها ادامه دهید، اغلب می‌توانید آداپتوری بخرید که بتوانید تلفن‌های آنالوگ خود را به آن وصل کنید. یا در بسیاری از موارد می توانید از رایانه، تبلت یا تلفن همراه خود استفاده کنید.

با این حال، برای استفاده کامل از تمام ویژگی های اضافی VoIP، ممکن است نیاز به خرید یک تلفن VoIP داشته باشید. نکته خوب این است که طیف گسترده ای از تلفن های VoIP در دسترس هستند، از ساده و ارزان تا پیچیده و گران قیمت. اگر در تصمیم گیری مشکل دارید و به کمک نیاز دارید، این مقاله را در مورد بهترین تلفن های VoIP بررسی کنید.

۷٫ سامانه مشاوره تلفنی خود را راه اندازی و پیکربندی کنید

در بیشتر موارد، شما فقط گوشی خود را به سیستم اترنت خود وصل می کنید، تنظیمات خود را بر روی تلفن خود پیکربندی می کنید، و آماده هستید. در برخی موارد، اگر یک فایروال در جای خود دارید، ممکن است مجبور شوید کمی با ارائه دهنده خود به عقب و جلو بروید تا کارها به درستی کار کند. اگر از فن آوری آگاه هستید، باید بتوانید اکثر تنظیمات VoIP را مدیریت کنید.

برای آسان‌تر کردن کارها، هر ارائه‌دهنده آموزش‌های عمیق ارائه می‌کند. اگر از نظر فنی با مشکل مواجه هستید، ممکن است بخواهید با ارائه‌دهنده‌ای مانند کال می به آدرس callmee.org بروید، که مراحل نصب را گام به گام از طریق تلفن راهنمایی می‌کند.